Lead time. Los 7 beneficios de su reducción.

Lead Time

Lead Time, también conocido como tiempo de respuesta o de entrega. En el flujo de valor de una familia de productos, el Lead time es el tiempo transcurrido desde el momento en que el trabajo se pone a disposición de un individuo, equipo de trabajo o departamento, hasta que se ha completado y está disponible para la siguiente persona o equipo.

Como técnicos en Lean, lo más habitual es que estudiemos y reduzcamos el lead time total, que comprende todas las fases donde se añade valor a dicha familia de productos.

El concepto de Lead time es habitualmente utilizado en entornos industriales. Sin embargo, puede ser también muy útil para evaluar y mejorar procesos de gestión.

Como se calcula el Lead Time

El tiempo de espera se expresa a menudo en horas, días, semanas o incluso meses.

Como ejemplo ilustrativo, si un determinado trabajo permanece en cola de tareas de un departamento durante un promedio de seis horas antes de que alguien comience trabajar en él y luego, a una persona le toma un promedio de 30 minutos (tiempo de proceso) para completarlo. Si además, se retiene durante una hora adicional antes de pasar a la siguiente fase, el Lead Time para ese proceso es de 7.5 horas. Como se puede observar, en realidad de ese tiempo, solamente 30 minutos es tiempo de proceso.

En otras palabras, el tiempo de entrega incluye el tiempo de espera y retrasos, más el tiempo de proceso. La siguiente figura ilustra la relación entre el tiempo de proceso y el tiempo de entrega.

Nota: en flujos de valor con tiempos de entrega definidos y acordados entre dos departamentos, se ha de tener la prevención de documentar el tiempo de entrega real, no el tiempo de entrega establecido en el acuerdo.

Lead time. Composición.
Relación entre el tiempo de proceso y el de entrega.

Al seleccionar las unidades de medida que serán utilizadas para el tiempo de entrega, ha de ser tenido en cuenta el número de horas de trabajo programadas en un día. Por ejemplo, en entornos con 8 horas laborables, un plazo de entrega de 4 horas equivale a medio día.

La misma consideración se aplica a la conversión de semanas y días. Un plazo de entrega de dos semanas
es igual a 10 días en un entorno de semana laboral de lunes a viernes.

Para plazos más largos, que sean reportados en meses, se habrá de considerar la cantidad de días hábiles trabajados por mes.

En muchos entornos, en los cuales se trabaje a 1, 2 o 3 turnos, 22 días hábiles equivalen a un mes. Es necesario asegurarse de que las personas que lean los VSM comprendan el concepto de horario comercial y días hábiles.

Para servicios con desarrollo de operaciones durante 24 horas diarias como hospitales, fabricación, centros de llamadas, etc., es posible utilizar las horas de reloj y días calendario. De esta forma no es preciso preocuparse por el «tiempo comercial».

En todo caso, es habitual utilizar los servicios de consultorías especializadas en el análisis y mejora de flujo de valor, que te ayudarán en la reducción de tu Lead Time e incrementarán la competitividad de tu empresa.

Beneficios de reducción del Lead Time

Recuperación de activo circulante

Quizá el beneficio más obvio y fácilmente calculable. La empresa, al reducir el lead time, disminuye la cantidad de inventario necesario para completar el flujo de valor.

Almacén lead time
Almacén lead time. Reducción de inventario.

Esta reducción de inventario, ya sea estoc inicial, intermedio o finalizado, implica la recuperación del valor monetario de dicho inventario. Dicho valor monetario implica directamente un incremento de la tesorería de la empresa.

Pese que esta recuperación de valor solo se produce una vez, su cuantía puede ser, en ocasiones, de un monto considerable. Además, tiene una importancia estratégica ya que, gracias a ella, se facilita la inversión en la mejora del proceso que posibilitará la reducción del lead time.

Reducción de los costes necesarios para el mantenimiento y gestión del inventario

El disponer de inventario implica, de por sí, unos costes añadidos que responden a los siguientes conceptos:

  • Reposición de obsoletos
  • Costes de gestión administrativa
  • Mano de obra para la manipulación
  • Coste del espacio ocupado y otros costes de las instalaciones
  • Reparación de desperfectos
  • Reposición de extraviados

Algunos autores cuantifican estos costes anuales con importes de hasta el 20% del valor del inventario. Por lo tanto, la reducción del lead time y, consecuentemente, del inventario, supondrá la reducción de todos estos costes operativos.

Flexibilidad ante los rápidos cambios en el mercado

En la actualidad, la situación en los mercados empresariales e industriales es de poca estabilidad en todos los sentidos, tanto en el sostenimiento de los suministros como en la regularidad de los pedidos.

Los clientes suelen requerir pedidos cada vez más pequeños y con mayor variabilidad. La sistemática Just in time que dichos clientes suelen llevar a cabo genera falta de regularidad y atomización de los pedidos.

A esto hay que añadir que los ciclos de diseño de los productos son cada vez más cortos, lo que provoca que las posibilidad de estoc obsoleto sea cada vez mayor en los almacenes. La introducción de nuevas tecnologías requiere rápidas y sucesivas iteraciones para la modificación de los productos, procesos y servicios.

Cambios de mercado industrial. Lead time.
Cambios de mercado industrial.

Para conseguir paliar las posibles consecuencias negativas de esta situación, es una estrategia ganadora la reducción del lead time, ya que nos confiere una mayor capacidad de respuesta además de limitar la cantidad de estoc circulante en nuestro proceso, por lo que reduce los riesgos de obsolescencia, entre otros.

La capacidad de superar a sus competidores con una producción más rápida y eficiente.

Reduciendo nuestro Lead time, no solamente podemos llegar «antes que nuestros competidores», ya que seremos más rápidos, si no que podemos reducir nuestros costes operativos.

Diversos estudios reflejan que el coste de la gestión adicional, provocado por un exceso de estoc, puede tener un valor anual de hasta el 20% de valor de dicho exceso de inventario.

A partir de ese valor, es sencillo inferir la reducción de costes que supondrá la reducción de estoc en una familia determinada de productos.

Reposición más rápida de existencias para evitar desabastecimientos, pérdida de ventas y pérdida de clientes.

Los plazos largos de abastecimiento desde proveedores dificultan la reducción de lead time. También impiden satisfacer las necesidades de ciertos clientes que requieren productos no estándar en plazos ajustados.

La reducción de lead time, que puede incluir una nueva gestión de compras con los proveedores, nos permitirá ser más rápidos en la respuesta y, posiblemente, dar respuesta a estos nuevos clientes.

Cumplir los plazos de forma coherente y sencilla

Obviamente, una forma de cumplir con los plazos técnicamente sencilla, es el disponer de cantidades importantes de estoc de producto terminado, que permita entregar de manera inmediata al cliente, sin más cavilaciones.

Sin embargo, esta estrategia, que era válida hasta hace un tiempo, se ha convertido en muy arriesgada por los motivos que se han indicado anteriormente.

Plazo de entrega. Lead time.
Plazo de entrega. Lead time.

Si el objetivo es poder cumplir los plazos, sin comprometer la viabilidad económica de la empresa, no quedará otra solución que una reducción de los plazos de entrega que nos permita servir rápidamente al cliente sin exceso de inventario.

Aumentos en el flujo de caja debido a un mayor cumplimiento de pedidos.

Como consecuencia lógica de las mejoras implementadas para la reducción del Lead Time, la mayor flexibilidad conseguida nos permitirá una mayor retención de clientes, tanto antiguos como nuevos, lo que mejorará el flujo de caja.

Flujo de caja. Lead time.
Definición del Flujo de caja.

También la reducción de multitud de pequeños costes, asociados al exceso de inventario, permitirá mejorar la tesorería.

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