Lean
Qué es el Lead time. Los 7 beneficios de su reducción.
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Lead Time, también conocido como tiempo de respuesta o de entrega. En el flujo de valor de una familia de productos, el Lead time es el tiempo transcurrido desde el momento en que el trabajo se pone a disposición de un individuo, equipo de trabajo o departamento, hasta que se ha completado y está disponible para la siguiente persona o equipo.
Un técnico lean es un profesional que se especializa en la implementación y mejora de sistemas de producción y gestión de procesos basados en el enfoque lean.
El enfoque lean se centra en la eliminación de desperdicios y la maximización de la eficiencia en los procesos de producción, y se ha vuelto muy popular en una amplia variedad de industrias.
El trabajo de un técnico lean puede incluir la identificación y eliminación de actividades innecesarias o ineficientes en un proceso de producción, la reorganización de la línea de producción para reducir los tiempos de espera y el movimiento innecesario de materiales, y la implementación de sistemas de seguimiento y medición para medir el rendimiento y detectar problemas a medida que surjan.
Como técnicos en Lean, lo más habitual es que estudiemos y reduzcamos el lead time total, que comprende todas las fases donde se añade valor a dicha familia de productos.
El concepto de Lead time es habitualmente utilizado en entornos industriales. Sin embargo, puede ser también muy útil para evaluar y mejorar procesos de gestión.
Qué es el Lead time y cómo se calcula
El tiempo de espera se expresa a menudo en horas, días, semanas o incluso meses.
Como ejemplo ilustrativo, si un determinado trabajo permanece en cola de tareas de un departamento durante un promedio de seis horas antes de que alguien comience trabajar en él y luego, a una persona le toma un promedio de 30 minutos (tiempo de proceso) para completarlo.
Si además, se retiene durante una hora adicional antes de pasar a la siguiente fase, el Lead Time para ese proceso es de 7.5 horas. Como se puede observar, en realidad de ese tiempo, solamente 30 minutos es tiempo de proceso.
En otras palabras, el tiempo de entrega incluye el tiempo de espera y retrasos, más el tiempo de proceso. La siguiente figura ilustra la relación entre el tiempo de proceso y el tiempo de entrega.
Nota: en flujos de valor con tiempos de entrega definidos y acordados entre dos departamentos, se ha de tener la prevención de documentar el tiempo de entrega real, no el tiempo de entrega establecido en el acuerdo.
Al seleccionar las unidades de medida que serán utilizadas para el tiempo de entrega, ha de ser tenido en cuenta el número de horas de trabajo programadas en un día. Por ejemplo, en entornos con 8 horas laborables, un plazo de entrega de 4 horas equivale a medio día.
La misma consideración se aplica a la conversión de semanas y días. Un plazo de entrega de dos semanas
es igual a 10 días en un entorno de semana laboral de lunes a viernes.
Para plazos más largos, que sean reportados en meses, se habrá de considerar la cantidad de días hábiles trabajados por mes.
En muchos entornos, en los cuales se trabaje a 1, 2 o 3 turnos, 22 días hábiles equivalen a un mes. Es necesario asegurarse de que las personas que lean los VSM comprendan el concepto de horario comercial y días hábiles.
Para servicios con desarrollo de operaciones durante 24 horas diarias como hospitales, fabricación, centros de llamadas, etc., es posible utilizar las horas de reloj y días calendario. De esta forma no es preciso preocuparse por el “tiempo comercial”.
En todo caso, es habitual utilizar los servicios de consultorías especializadas en el análisis y mejora de flujo de valor, que te ayudarán en la reducción de tu Lead Time e incrementarán la competitividad de tu empresa.
El lead time y los Beneficios de su reducción
Recuperación de activo circulante.
Es importante tener una cantidad adecuada de activos circulantes para mantener la liquidez de la empresa y asegurar que se puedan cumplir sus obligaciones a corto plazo.
Sin embargo, tener demasiados activos circulantes también puede ser ineficiente, ya que pueden requerir una gran cantidad de capital que podría utilizarse de otra manera para generar ganancias.
Por lo tanto, es importante encontrar un equilibrio adecuado entre tener suficientes activos circulantes para cumplir con las obligaciones a corto plazo y no tener demasiados para minimizar el costo del capital.
Quizá el beneficio más obvio y fácilmente calculable. La empresa, al reducir el lead time, disminuye la cantidad de inventario necesario para completar el flujo de valor.
Esta reducción de inventario, ya sea estoc inicial, intermedio o finalizado, implica la recuperación del valor monetario de dicho inventario. Dicho valor monetario implica directamente un incremento de la tesorería de la empresa.
Pese que esta recuperación de valor solo se produce una vez, su cuantía puede ser, en ocasiones, de un monto considerable. Además, tiene una importancia estratégica ya que, gracias a ella, se facilita la inversión en la mejora del proceso que posibilitará la reducción del lead time.
Lead time y la Reducción de los costes necesarios para el mantenimiento y gestión del inventario.
El disponer de inventario implica, de por sí, unos costes añadidos que responden a los siguientes conceptos:
- Reposición de obsoletos. Los costes de obsolescencia son los costos que se incurren para reemplazar activos que ya no son adecuados o eficientes para su uso previsto. Estos costos pueden incluir el costo del nuevo activo, el costo de deshacerse del activo obsoleto y cualquier costo adicional asociado con el proceso de reemplazo.
- Costes de gestión administrativa
- Mano de obra para la manipulación
- Coste del espacio ocupado y otros costes de las instalaciones. El coste del espacio ocupado es el costo asociado con el uso de espacio físico en una empresa. Esto puede incluir el alquiler o el pago de hipoteca para un edificio comercial o de oficinas, el costo de la energía y los servicios públicos necesarios para el edificio, y cualquier otro costo asociado con el uso del espacio.
- Reparación de desperfectos
- Reposición de extraviados
Algunos autores cuantifican estos costes anuales con importes de hasta el 20% del valor del inventario. Por lo tanto, la reducción del lead time y, consecuentemente, del inventario, supondrá la reducción de todos estos costes operativos.
Lead time y la Flexibilidad ante los rápidos cambios en el mercado
En la actualidad, la situación en los mercados empresariales e industriales es de poca estabilidad en todos los sentidos, tanto en el sostenimiento de los suministros como en la regularidad de los pedidos.
Los clientes suelen requerir pedidos cada vez más pequeños y con mayor variabilidad. La sistemática Just in time que dichos clientes suelen llevar a cabo genera falta de regularidad y atomización de los pedidos.
Just in time (JIT) es un enfoque de gestión de inventarios que se centra en la reducción de los inventarios y el ajuste de la producción para satisfacer la demanda del cliente. El objetivo de JIT es producir y suministrar los productos justo a tiempo, sin exceso de inventario, para minimizar los costos y mejorar la eficiencia.
A esto hay que añadir que los ciclos de diseño de los productos son cada vez más cortos, lo que provoca que las posibilidad de estoc obsoleto sea cada vez mayor en los almacenes. La introducción de nuevas tecnologías requiere rápidas y sucesivas iteraciones para la modificación de los productos, procesos y servicios.
Para conseguir paliar las posibles consecuencias negativas de esta situación, es una estrategia ganadora la reducción del lead time, ya que nos confiere una mayor capacidad de respuesta además de limitar la cantidad de stock circulante en nuestro proceso, por lo que reduce los riesgos de obsolescencia, entre otros.
La capacidad de superar a sus competidores con una producción más rápida y eficiente mediante la reducción del lead time.
Reduciendo nuestro Lead time, no solamente podemos llegar “antes que nuestros competidores”, ya que seremos más rápidos, si no que podemos reducir nuestros costes operativos.
Diversos estudios reflejan que el coste de la gestión adicional, provocado por un exceso de estoc, puede tener un valor anual de hasta el 20% de valor de dicho exceso de inventario.
A partir de ese valor, es sencillo inferir la reducción de costes que supondrá la reducción de estoc en una familia determinada de productos.
Aquí hay algunos ejemplos de estudios que han examinado el costo del exceso de inventario o stock para las empresas:
- “El impacto del exceso de inventario en la rentabilidad de la empresa: Un análisis empírico” (Chaudhary et al., 2017)
- “El impacto del exceso de inventario en el rendimiento financiero de las empresas manufactureras: Un estudio empírico en Pakistán” (Naveed et al., 2019)
Estos estudios han utilizado diferentes enfoques y métodos para medir el costo del exceso de inventario y han llegado a conclusiones similares de que el exceso de inventario puede tener un impacto negativo en la rentabilidad y el rendimiento financiero de las empresas.
Reposición más rápida de existencias para evitar desabastecimientos, pérdida de ventas y pérdida de clientes.
Los plazos largos de abastecimiento desde proveedores dificultan la reducción de lead time. También impiden satisfacer las necesidades de ciertos clientes que requieren productos no estándar en plazos ajustados.
La reducción de lead time, que puede incluir una nueva gestión de compras con los proveedores, nos permitirá ser más rápidos en la respuesta y, posiblemente, dar respuesta a estos nuevos clientes.
Existen algunas maneras mediante las que se puede mejorar la gestión de compras reduciendo el lead time:
- Identificar y priorizar los materiales y productos críticos: Identifica los materiales y productos que son esenciales para la operación de la empresa y que tienen plazos de abastecimiento largos. Priorice estos materiales y productos y trabaje con los proveedores para acortar los plazos de abastecimiento.
- Establecer relaciones a largo plazo con los proveedores: Las relaciones a largo plazo con los proveedores pueden ayudar a mejorar la comunicación y la confianza y pueden llevar a plazos de abastecimiento más cortos.
- Utilizar la negociación y el contrato para acortar los plazos de abastecimiento: Utiliza la negociación y el contrato para establecer expectativas claras y objetivos comunes con los proveedores y para acortar los plazos de abastecimiento.
- Implementar un sistema de seguimiento y medición: Utiliza un sistema de seguimiento y medición para monitorear el rendimiento de los proveedores y detectar problemas a medida que surjan. Esto puede ayudar a asegurar que los plazos de abastecimiento se cumplan de manera consistente.
- Mejorar la planificación de la demanda: La planificación de la demanda efectiva puede ayudar a minimizar el inventario y reducir los plazos de abastecimiento al ajustar la producción y el pedido de materiales para satisfacer la demanda del cliente.
Cumplir los plazos de forma coherente y sencilla con un mejor lead time.
Obviamente, una forma de cumplir con los plazos técnicamente sencilla, es el disponer de cantidades importantes de estoc de producto terminado, que permita entregar de manera inmediata al cliente, sin más cavilaciones.
Sin embargo, esta estrategia, que era válida hasta hace un tiempo, se ha convertido en muy arriesgada por los motivos que se han indicado anteriormente.
Si el objetivo es poder cumplir los plazos, sin comprometer la viabilidad económica de la empresa, no quedará otra solución que una reducción de los plazos de entrega que nos permita servir rápidamente al cliente sin exceso de inventario.
Aumentos en el flujo de caja debido a un mayor cumplimiento de pedidos.
El flujo de caja es el movimiento de efectivo entrante y saliente de una empresa a lo largo del tiempo. El flujo de caja incluye todas las entradas y salidas de efectivo, como ingresos por ventas, pagos a proveedores y empleados, y gastos en capital.
El flujo de caja es importante porque muestra la capacidad de la empresa para generar efectivo y pagar sus obligaciones a corto plazo.
Un flujo de caja positivo indica que la empresa tiene más efectivo entrante que saliente, lo que puede utilizarse para pagar deudas, invertir en nuevos activos o distribuir a los accionistas en forma de dividendos.
Un flujo de caja negativo indica que la empresa tiene más efectivo saliente que entrante y puede tener dificultades para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.
Es importante para las empresas monitorear y gestionar su flujo de caja para asegurar que tienen suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones a corto plazo y para invertir en el crecimiento y el éxito a largo plazo de la empresa.
Como consecuencia lógica de las mejoras implementadas para la reducción del Lead Time, la mayor flexibilidad conseguida nos permitirá una mayor retención de clientes, tanto antiguos como nuevos, lo que mejorará el flujo de caja.
También la reducción de multitud de pequeños costes, asociados al exceso de inventario, permitirá mejorar la tesorería.
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