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8 claves para la productividad en el diseño de una oficina
Mar
El diseño de una oficina condiciona de manera importante la productividad de las personas que la habitan. En los últimos años han surgido diferentes tendencias para la disposición de los espacios que, además de conceptos estéticos, contemplan características para mejorar dicha productividad.
En el pasado, dentro de la metodología Lean Office, se plantearon algunos principios para mejorar las oficinas. Algunos de ellos ya son obsoletos, principalmente debido a la aparición de las nuevas tecnologías que han cambiado las reglas del juego en cuanto al trabajo de equipo multidisciplinar.
Solventados los problemas de ubicación en el diseño de una oficina, inherentes a dichos equipos multidepartamentales y flexibles, gracias a la tecnología, el resto de conceptos del lean office en cuanto a disposición de las oficinas mantienen plena vigencia.
Open space
Es la tendencia dominante el el diseño de una oficina. Las personas pueden encontrarse sin obstáculos, lo que suele conllevar espacios centrales libres.
Hay que señalar que esta disposición abierta mejora la gestión visual de la oficina y, todo sea dicho, el control en un simple vistazo de la situación. Por lo tanto, también estamos mejorando la transparencia en cuanto a la gestión, ya que el trabajo realizado por cada uno es visible por el resto del equipo.
Aquí se muestra una imagen propia de implementaciones de Lean Office a mediados de los 70.
…y, además, espacios compartimentados
Uno de los inconvenientes más frecuentemente argumentados al Open Space es la falta de privacidad en los momentos requeridos.
Sin embargo, muy probablemente esta privacidad no sea necesaria en todo momento. Por lo tanto, tiene sentido que estos privados sean compartidos y se consiga un mayor aprovechamiento de ellos.
La combinación de open space en el diseño de una oficina con espacios más privados refuerza el contacto entre los equipos y se fomenta la colaboración, pero se reservan espacios privados (por ejemplo, phone booths, salas de reuniones o despachos) para cuando es necesario un extra de aislamiento o concentración.
Menos es más
El minimalismo no es una tendencia exclusiva del 2023. Es una senda de diseño que lleva años dominando gracias a sus efectos positivos sobre la psicología humana.
Después de todo, la sobrecarga de estímulos mobiliarios y decorativos en el diseño de una oficina termina generando ansiedad y estrés, mientras que la liviandad proporciona espacios mucho más aireados, lo que conecta directamente con lo natural.
No solo eso, como explican los expertos en Lean, un exceso de utensilios innecesarios implica pérdida de tiempo para su manipulación por lo que afecta directamente a la productividad. Metodologías como las 5S´s pueden ayudar a detectar dichos enseres innecesarias y a mantener ordenada la oficina.
Espacios flexibles. Multifuncionalidad
Las oficinas flexibles son la nueva tendencia de un entorno laboral que necesita adaptarse con rapidez a los cambios. Estos espacios, que funcionan bajo un modelo de space-as-a-service, ofrecen muchas ventajas desde los puntos de vista organizativo y económico.
No solo se ofrecen soluciones personalizadas de diseño de una oficina para cada empresa, adaptando la oficina a las necesidades de espacio y distribución requeridas, sino que se permite transformarla a medida que cambian las necesidades de la empresa.
Así, los headquarters de una empresa dejan de ser una estructura rígida e inalterable. Crecer, mutar o incorporar nuevos equipos nunca es un problema.
Las necesidades de las empresas cambian a lo largo del tiempo. De ahí que la utilización de mobiliario modular en el diseño de una oficina, capaz de reordenarse fácilmente para conformar diferentes nuevos espacios y satisfacer dichas necesidades, esté creciendo tanto dentro del diseño de oficinas. Todo está destinado a ser multifuncional: trabajadores, espacios y organizaciones.
Mobiliario versátil
Una de las consecuencias del Open Space en el diseño de una oficina es la desaparición de cubículos y despachos individuales. La interacción entre los trabajadores permite que se desarrollen funciones diferentes dentro de un mismo espacio.
Por ello, surge la necesidad de crear espacios flexibles con mobiliario polivalente que se adecue a las distintas actividades de la empresa.
La tendencia en mobiliario viene a integrar piezas que sirvan en diferentes espacios, usos y tareas. Por ejemplo, crear un ambiente que sirva igualmente como centro de reuniones, sala de espera o zona de descanso en el diseño de una oficina.
Sostenibilidad
No se trata únicamente de incorporar papeleras de reciclaje o disminuir el consumo de papel, los sistemas de alta eficiencia, las luces LED, la ventilación pasiva o la iluminación natural permiten reducciones en el consumo de energía de hasta el 40% respecto a un edificio convencional de uso similar.
La iluminación en oficinas en el diseño de una oficina ha evolucionado muchísimo en los últimos años. La aparición de las luces led y su alta eficiencia energética ha cambiado el concepto de las luminarias.
Aun así, es importantísimo encontrar el equilibrio adecuado entre luz natural y artificial para un óptimo desarrollo de las actividades de la empresa. Es interesante hacer un estudio lumínico donde se combinen diferentes tipos de lámparas para una correcta iluminación.
Ya fuera de la oficina, otro aspecto a considerar es la posibilidad de instalación de paneles fotovoltaicos. De esta forma mejoraremos la sostenibilidad de las fuentes de energía.
No territorialidad
Son los llamados “puestos calientes”, es decir, la reducción de puestos asignados a personas concretas. El diseño del mobiliario, la disposición y la elección de sus materiales debe tener muy presente este nuevo uso intensivo.
Gracias a esta tendencia el aprovechamiento de las oficinas puede ser muy superior, incluso permitiendo la utilización por más de un turno o minimizar el número de puestos de trabajo gracias a la combinación con el teletrabajo.
Con estas estrategias es posible reducir los costes e incrementar la competitividad. Una de las empresas que está implementando esta estrategia es Google.
La humanización de la oficina
Escritorios regulables. Dentro del mobiliario funcional destaca la prominencia de los escritorios multifunción. Presentan un beneficio añadido muy importante: su altura puede regularse para que distintos trabajadores los utilicen sin inclinar excesivamente la cabeza o ejercer demasiada presión en los músculos del cuello. Su desarrollo se enmarca dentro de la corriente “human centric”.
El uso de reposapiés regulables y silla ergonómicas es una necesidad para mejorar la ergonomía del puesto de trabajo.
Interpretar los centros de trabajo y el mobiliario de oficina no como contenedores sino como herramientas facilitadoras al servicio del talento. Significa diseñar los espacios pensando en las personas.
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