Lean Office. 6 Ursachen die es schwierig machen Erfolg zu haben den Erfolg.

Lean Office ist eine Arbeitsphilosophie, die sich aus dem Lean Manufacturing ableitet. Sie besteht darin, die Prinzipien des Lean Thinking auf die Aktivitäten in den Büros und Verwaltungsbereichen einer Organisation anzuwenden.

Lean Office scheitert manchmal. Leider passiert dies häufig, wenn versucht wird, Veränderungen in Managementprozessen herbeizuführen.

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen durch das Verständnis der Gründe für ein enttäuschendes Programm lernen können, wie sie ihre nächsten Bemühungen zum Erfolg führen können. Hier sind sechs häufige Ursachen aufgeführt, warum Lean Office in Verwaltungsprozessen scheitert.

Zu viel Mischung und Vielfalt von Prozessen

In vielen Büros gibt es eine hohe Kombination von Aufgaben, insbesondere in komplexen Geschäftsbereichen wie Technik, Personalwesen, Recht und Finanzen.

Nicht nur die Arten von Aufgaben können variieren. Die eigenen Aufgaben können auch sich unterscheiden in:

• Inhalt der Aufgaben.
• Synchronisation zwischen Aufgaben, sei es durch Gleichzeitigkeit oder durch eine chaotische Reihenfolge.
• Aufgabenvolumen, Anzahl der Aufgaben im betrachteten Zeitraum.

Für die Büros, die in einem stabilen Umfeld arbeiten wollen, ist es entscheidend, einige Prozesse zu finden, die ihnen ermöglichen, dies zu tun und damit zu beginnen.

Es ist interessant zu prüfen, ob der gewählte Ansatz die Variation in den Prozessen bewältigen kann. Ist dies nicht der Fall, muss überlegt werden, welche zusätzlichen Lean-Strategien zur Lösung des Problems eingesetzt werden können.

Wenn die Kombination und die Variation zum Scheitern der Umgestaltung eines Büros führen, liegt das eigentliche Problem in der Regel darin, wie sie aktiv gehandhabt werden oder besser gesagt, wie sie nicht gehandhabt werden.

Lean Traditionell = Unflexibel

Wenn Sie versuchen, von traditionelle Tools Lean anzuwenden, wie Zeit Takt oder Supermärkte, ist es möglich, dass sie nicht funktionieren angewendet zum Fluss von Wert von Ihrem Büro.

Es kann auch Bereiche im Büro geben, wie beispielsweise die Konstruktionsabteilung, die aufgrund ihrer Kreativität und der einzigartigen und originellen Natur ihrer Produktion erfolgreich sind, sodass es möglich ist, dass die Anwendung der Lean-Tools nicht in allen Prozessen möglich ist.

In beiden Fällen besteht bei einem Scheitern der Einführung von Lean Office die Gefahr, dass man von Anfang an die Unterstützung der Mitarbeiter verliert, was den langfristigen Erfolg der Umsetzung gefährdet.

Wenn die Werkzeuge Lean traditionell nicht funktionieren im im Büro nicht funktionieren, ist es wichtig, nicht aufzugeben und sich nicht geschlagen zu geben. Es ist interessant zu analysieren welche Werkzeuge können haben größere Anwendbarkeit und beibehalten in der Verbesserung der Prozesse haben.

Eine andere Belegschaft

Die meisten Lean-Tools entstanden in der Fabrik, genauer gesagt in der Automobilproduktion. Anschließend wurden sie dokumentiert, lehrbar gemacht und der breiten Masse zugänglich gemacht.

Ein Großteil der Inhalte basiert nach wie vor auf diesen Quellen, insbesondere auf den Toyota-Werken. Und natürlich gibt es einen deutlichen kulturellen Unterschied zwischen dem asiatischen Umfeld und beispielsweise einem Unternehmen in Sabadell.

Das ist nicht der einzige Unterschied. Die Büros haben auch haben eine Kultur unterschiedlich zu der der Fabriken der Produktion. Bei der Implementierung von Lean Office ist der erste Schritt das Erkennen der Unterschiede und wie die Mitarbeiter auf die Methoden von Lean reagieren werden.

Wenn die Mitarbeiter von Büro denken in lean, probablement imaginen eine Fabrik von Automobiles und les preocupan dass ihre Arbeitsplätze von Arbeit sich in eine Fließband von Montage verwandeln.

Infolgedessen werden sie während der Einführung der Methodik alles in Frage stellen. Diese Fragen entspringen der Angst. Die Mitarbeiter fürchten die Veränderung und das, was sie verlieren könnten, nämlich ihre Freiheit und Unabhängigkeit. Dies kann zu einer defensiven Haltung führen.

Um diese Arbeitnehmer zu erreichen, muss die angewandte Methodik anders sein. Sie muss an eine Büroumgebung angepasst sein, ihre Sprache sprechen und flexibel genug sein, damit sie sich wohl genug fühlen, um ihre Akzeptanz zu gewinnen.

Frühere Urteile

Manchmal haben die Mitarbeiter eines Büros bereits erlebt, dass Lean Office gescheitert ist. Beispielsweise könnte jemand in die Rechtsabteilung gekommen sein, um den Mitarbeitern beizubringen, wie sie ihre Schreibtische mit 5S aufräumen können, aber die Mitarbeiter haben es nicht verstanden.

Selbst wenn es sich um ein anderes Unternehmen handelt, ist es wichtig zu wissen, ob das Team Zeuge einer fehlgeschlagenen Lean-Office-Implementierung war.

Da ein früheres Versagen das Personal entmutigen könnte, sogar vor dem Beginn ihres Programms, wenn bekannt ist, dass es eine Mentalität gibt, die besagt: „Ich war a20> und es ist passiert das”, ist es notwendig sich an dem Gespräch zu beteiligen.

Normalerweise beginnt man mit der Frage nach dem Warum. Manchmal findet man Gründe, die leicht zu beheben sind. In solchen Situationen ist es üblich, den Mitarbeitern mitzuteilen, dass niemand das Büro zum neuen „Toyota” machen will, sondern dass lediglich die Prozessabläufe neu gestaltet werden sollen.

Die Methoden Lean sind kein Werkzeug für die Umwandlung der a9> Büro in eine Produktionslinie umzuwandeln. Im Gegenzug bietet Lean Flexibilität und Kreativität und passt sich an die Kombination Ihrer Büro- a25> Büro anpassen, um das Leben der Mitarbeiter zu erleichtern.

Der falsche Lehrer oder die falsche Lehrerin

Wenn jemand Lean im Büro unterrichtet und sich nicht an die Umgebung anpassen kann, wird es schwierig sein, die Mitarbeiter zum Mitmachen zu bewegen. Der Berater muss die Umgebung, in der er sich befindet, erkennen und mit ihr arbeiten, um eine Verbindung herzustellen. Wenn der Berater oder die Beraterin dazu nicht in der Lage ist, ist er oder sie möglicherweise der falsche Berater.

Das bedeutet nicht, dass jemand, der hauptsächlich in der Fabrik unterrichtet, keine Büroangestellten schulen kann. Er muss nur anders unterrichten. Im Büro sollte der Berater:

• Beispiele aus dem Büroalltag und Fallstudien teilen
• Vermeiden Sie übermäßig technischen Jargon und verwenden Sie Begriffe, die die Mitarbeiter verstehen können.

Es spielt keine Rolle, wie gut der Lehrer ist, das Wichtigste ist, dass die Schüler das Gefühl haben, dass der Ausbilder sie versteht und ähnliche Erfahrungen gemacht hat.

Auf diese Weise kann der Ausbilder die Botschaft vermitteln und genügend Vertrauen für die Durchführung aufbauen. a7> ausreichend Vertrauen für dass sie versuchen durchzuführen die Veränderungen dass sie durchführen müssen durchführen.

Lean Office als Allheilmittel betrachten

Manchmal ist Lean eine Wunderwaffe und kann Probleme schnell lösen. Meistens reicht Lean Office jedoch nicht aus. Daher muss man vorsichtig sein, wie man es der Gruppe präsentiert.

Es ist nicht sinnvoll, den Mitarbeitern zu sagen, dass Lean Office innerhalb einer Woche alles in Ordnung bringen wird. Stattdessen ist es positiv zu erklären, dass der Berater sich für das Projekt engagiert, und dieses Engagement auch zu zeigen.

Es ist auch wichtig, den Teilnehmern zu zeigen, dass es kontinuierliche Unterstützung gibt. Lean ist keine Modeerscheinung oder der Geschmack des Monats.

Es muss klar sein, dass es ein, zwei Jahre oder wie lange auch immer dauern wird. Und dass auch nach Abschluss der Transformation die geschaffene Lean-Kultur weiterhin unterstützt wird.

Eine erfolgreiche Transformation erfordert die Auseinandersetzung mit Prozessen, Kultur und Führung. Das braucht Zeit. Gute Ergebnisse werden sicher erzielt, aber nicht am ersten Tag.

Man darf den Mitarbeitern nicht zu viel versprechen oder verkaufen, sonst verliert man ihr Vertrauen.

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