Lean office. 6 causas que dificultan conseguir el éxito.

El lean office es una filosofía de trabajo derivada del lean manufacturing. Consiste en aplicar los principios del pensamiento lean en las actividades llevadas a cabo en las oficinas y áreas administrativas de una organización.

El Lean Office en ocasiones falla. Desafortunadamente, esto sucede frecuentemente cuando se intenta provocar el cambio en procesos de gestión.

La buena noticia es que, al comprender las razones detrás de un programa decepcionante, las empresas pueden aprender cómo hacer que sus próximos esfuerzos sean un éxito. Aquí se exponen seis causas habituales por las que Lean office falla en los procesos administrativos.

Demasiada mezcla y variedad de procesos

En muchas oficinas hay una alta combinación de trabajos, especialmente en áreas complejas del negocio como ingeniería, recursos humanos, legal y finanzas.

No solo son los tipos de tareas los que pueden variar. Las propias tareas también pueden diferir en:

• Contenido de las tareas.
• Sincronización entre tareas, ya sea por simultaneidad o por un orden caótico.
• Volumen de tareas, cantidad de estas en el intervalo de tiempo considerado.

Para las oficinas que quieren trabajar en un entorno estable, la clave es encontrar algunos procesos que les permitan hacerlo y comenzar por ellos.

Es interesante evaluar si el enfoque elegido podrá abordar la variación en los procesos. De lo contrario, se ha considerar qué estrategias Lean adicionales se pueden incorporar para enfrentar el problema.

Cuando la combinación y la variación conducen al fracaso en la transformación de una oficina, lo habitual es que el verdadero problema sea cómo se manejan activamente o, mejor dicho, cómo no se están manejando.

Lean Tradicional = Inflexible

Si está tratando de aplicar herramientas lean tradicionales, como tiempo takt o supermercados, es posible que no funcionen aplicadas al flujo de valor de su oficina.

También puede haber áreas en la oficina, como ingeniería de diseño, que tengan éxito en función de su creatividad y la naturaleza única y original de su producción, lo que es posible que no permita la aplicación de las herramientas lean en la totalidad de sus procesos.

En ambos casos, si falla la implantación de Lean Office, se corre el riesgo de perder el apoyo de los empleados desde el principio, lo que amenaza el éxito a largo plazo de su implementación.

Cuando las herramientas Lean tradicionales no funcionan en la oficina, es importante no darse por vencidos. Es interesante analizar que herramientas pueden tener mayor aplicabilidad y persistir en la mejora de los procesos.

Una fuerza laboral diferente

La mayoría de las herramientas lean nacieron en la fábrica y, más concretamente, en la producción de automóviles. Luego fueron documentados, hechos enseñables y llevados a las masas.

Gran parte del contenido todavía se basa en esas fuentes, específicamente en las fábricas de Toyota. Y, obviamente, hay una clara diferencia en la cultura entre el entorno asiático y una empresa en Sabadell, por ejemplo.

Esa no es la única diferencia. Las oficinas también tienen una cultura diferente a la de las plantas de fabricación. Al implementar Lean Office, el primer paso es reconocer las diferencias y cómo los empleados responderán a las metodologías lean.

Cuando los trabajadores de oficina piensan en lean, probablemente imaginan una fábrica de automóviles y les preocupa que sus puestos de trabajo se conviertan en una línea de montaje.

Como consecuencia, cuestionarán todo durante la implantación de la metodología. Estas preguntas provienen del miedo. Los trabajadores temen el cambio y lo que pueden perder, es decir, la libertad y la independencia. Esto puede generar una actitud defensiva.

Para llegar a estos trabajadores, la metodología aplicada tiene que ser diferente. Tiene que adaptarse a un entorno de oficina, hablar su idioma y ser lo suficientemente flexible para que se sientan lo suficientemente cómodos para obtener su aceptación.

Fallos previos

En ocasiones, los trabajadores de una oficina habrán visto fallar Lean Office previamente. Por ejemplo, alguien pudo haber venido a un departamento legal para enseñar a los empleados cómo limpiar sus escritorios usando 5S, pero los trabajadores no llegaron a entenderlo.

Incluso si fue en otra empresa, es importante saber si el equipo ha sido testigo de alguna implementación Lean Office fallida.

Dado que una falla anterior podría desanimar al personal, incluso antes de comenzar su programa, si es conocido que existe una mentalidad de «estuve allí y pasó eso», es preciso participar en la conversación.

Lo habitual es comenzar preguntando porqué. En ocasiones es posible encontrar razones que se pueden abordar fácilmente. Es habitual en este tipo de situaciones el informar a las personas que nadie pretende que la oficina sea la nueva «Toyota» sino que, simplemente, las gestión de los procesos tendrán un nuevo enfoque.

Las metodologías lean no son una herramienta para convertir la oficina en una línea de producción. En cambio, Lean proporcionará flexibilidad, creatividad y se adaptará a la combinación de su oficina para facilitar la vida de los empleados.

El maestro o maestra equivocada

Si alguien está enseñando Lean en la oficina y no puede adaptarse al entorno, será difícil lograr que los empleados participen. El consultor debe reconocer el entorno en el que se encuentra y trabajar con él para formar una conexión. Si el consultor o consultora no puede, puede ser el consultor equivocado.

Esto no significa que alguien que enseña principalmente en la fábrica no pueda capacitar a los oficinistas. Solo necesita enseñar de manera diferente. En la oficina, el consultor debe:

• Compartir ejemplos de oficina y casos de estudio relacionados
• Evitar la jerga excesivamente técnica y usar términos que los empleados puedan entender.

No importa cuán bueno sea el maestro, lo más importante es que los estudiantes sientan que el capacitador los comprende y ha pasado por experiencias similares.

De esa manera, el capacitador podrá transmitir el mensaje y generar suficiente confianza para que intenten realizar los cambios que deberán realizar.

Tratar el Lean Office como una bala de plata

A veces, Lean es una bala de plata y puede resolver las cosas rápidamente. La mayoría de las veces, Lean Office no es suficiente. Así que se ha de tener cuidado de cómo se presenta al grupo.

No es razonable decir a los colaboradores que Lean office arreglará todo en una semana. En cambio, es positivo explicar que está el consultor está comprometido con el esfuerzo y demostrar ese compromiso.

También es importante mostrarles a quienes participan que existe un apoyo continuo. Lean no es una moda pasajera o el sabor del mes.

Se ha de aclarar que va a tomar uno, dos años o el tiempo que sea. Y que, incluso una vez que se logre la transformación, se seguirá apoyando la cultura lean que se ha creado.

Una transformación exitosa requiere abordar los procesos, la cultura y el liderazgo. Eso lleva tiempo. Es seguro que se obtendrán buenos resultados, pero no se obtendrán el primer día.

No se ha de vender ni prometer demasiado a los empleados o se perderá su confianza.