Bureau Lean. 6 causes qui rendent difficile d’atteindre le succès.

==

Le lean office est une philosophie de travail dérivée du lean manufacturing. Il consiste à appliquer les principes de la pensée Lean dans les activités menées dans les bureaux et les zones administratives d’une organisation.

Le Lean Office échoue parfois. Malheureusement, cela se produit fréquemment lorsque l’on tente de provoquer le changement dans les processus de gestion.

La bonne nouvelle est que, en comprenant les raisons derrière un programme décevant, les entreprises peuvent apprendre comment faire en sorte que leurs prochains efforts soient un succès. Ici, on expose six causes habituelles pour lesquelles Lean office échoue dans les processus administratifs.

Demasiada mezcla y variedad de procesos

Dans de nombreux bureaux, il y a une grande diversité de postes, en particulier dans des domaines complexes de l’entreprise tels que l’ingénierie, les ressources humaines, le droit et les finances.

Ce ne sont pas seulement les types de tâches qui peuvent varier. Les tâches elles-mêmes peuvent aussi différer en :

• Contenu des tâches.
• Synchronisation entre les tâches, que ce soit par simultanéité ou par un ordre chaotique.
• Volume des tâches, quantité de celles-ci dans l’intervalle de temps considéré.

\n\n\n\n

Pour les bureaux qui veulent travailler dans un environnement stable, la clé est de trouver quelques processus qui leur permettent de le faire et de commencer par eux.

Il est intéressant d’évaluer si l’approche choisie pourra aborder la variation des processus. Sinon, il convient d’envisager quelles stratégies Lean supplémentaires peuvent être mises en œuvre pour faire face au problème.

Lorsque la combinaison et la variation conduisent à l’échec de la transformation d’un bureau, ce qui est habituel, c’est que le vrai problème soit la façon dont elles sont gérées activement ou, mieux encore, comment elles ne sont pas gérées.

\n

Lean Traditionnel = Inflexible

Si vous essayez d’appliquer des outils Lean traditionnels, comme le temps Takt ou des supermarchés, il est possible qu’ils ne fonctionnent pas lorsqu’ils sont appliqués au flux de valeur de votre bureau.

Il peut aussi y avoir des zones dans le bureau, comme l’ingénierie de conception, qui réussissent grâce à leur créativité et à la nature unique et originale de leur production, ce qui peut ne pas permettre l’application des outils Lean dans l’ensemble de leurs processus.

Dans les deux cas, si l’implantation de Lean Office échoue, on court le risque de perdre le soutien des employés dès le départ, ce qui menace le succès à long terme de sa mise en œuvre.

Lorsque les outils Lean traditionnels ne fonctionnent pas au bureau, il est important de ne pas abandonner. Il est intéressant d’analyser quels outils peuvent avoir une plus grande applicabilité et persister dans l’amélioration des processus.

Une main-d’œuvre différente

La plupart des outils lean sont nés dans l’usine et, plus concrètement, dans la production automobile. Ensuite ils ont été documentés, rendus enseignables et portés au grand public.

Une grande partie du contenu s’appuie encore sur ces sources, plus précisément sur les usines de Toyota. Et, bien sûr, il y a une différence nette dans la culture entre l’environnement asiatique et une entreprise à Sabadell, par exemple.

Ce n’est pas la seule différence. Les bureaux ont également une culture différente de celle des usines de fabrication. En mettant en œuvre Lean Office, la première étape est de reconnaître les différences et comment les employés réagiront aux méthodologies Lean.

Quand les travailleurs de bureau pensent à lean, ils imaginent probablement une usine automobile et s’inquiètent que leurs postes de travail deviennent une chaîne de montage.

En conséquence, ils remettront tout en question pendant l’implantation de la méthodologie. Ces questions proviennent de la peur. Les travailleurs craignent le changement et ce qu’ils peuvent perdre, c’est-à-dire la liberté et l’indépendance. Cela peut entraîner une attitude défensive.

Pour atteindre ces travailleurs, la méthodologie appliquée doit être différente. Elle doit s’adapter à un environnement de bureau, parler leur langue et être suffisamment flexible pour qu’ils se sentent suffisamment à l’aise pour obtenir leur acceptation.

Défaillances précédentes

Parfois, les employés d’un bureau ont déjà vu Lean Office échouer. Par exemple, quelqu’un aurait pu venir dans un département juridique pour enseigner aux employés comment nettoyer leurs bureaux en utilisant le 5S, mais les travailleurs n’ont pas réussi à le comprendre.

Même si c’était dans une autre entreprise, il est important de savoir si l’équipe a été témoin d’une mise en œuvre Lean Office qui a échoué.

Étant donné qu’un échec antérieur pourrait démotiver le personnel, même avant de commencer son programme, s’il est connu qu’il existe une mentalité de « j’y étais et cela s’est produit », il faut participer à la conversation.

Il est habituel de commencer par se demander pourquoi. Il arrive parfois de trouver des raisons qui peuvent être abordées facilement. Il est habituel dans ce type de situations d’informer les personnes que personne ne cherche à faire du bureau le nouveau “Toyota” mais que, simplement, la gestion des processus aura une nouvelle orientation.

Les méthodologies lean ne constituent pas un outil pour transformer le bureau en une ligne de production. En revanche, Lean apportera de la flexibilité, de la créativité et s’adaptera à la configuration de votre bureau pour faciliter la vie des employés.

Le maître ou la maîtresse qui s’est trompé(e)

S’il y a quelqu’un qui enseigne Lean au bureau et qui ne peut pas s’adapter à l’environnement, il sera difficile de faire participer les employés. Le consultant doit reconnaître l’environnement dans lequel il se trouve et travailler avec lui pour établir une connexion. Si le consultant ou la consultante ne peut pas, cela peut être le mauvais consultant.

Cela ne signifie pas que quelqu’un qui enseigne principalement à l’usine ne puisse former les employés de bureau. Il lui suffit d’enseigner différemment. Au bureau, le consultant doit :

\n
• Partager des exemples de bureau et des cas d’étude liés
• Éviter le jargon trop technique et utiliser des termes que les employés puissent comprendre.

\n

Peu importe à quel point le professeur est bon, ce qui compte le plus, c’est que les étudiants sentent que le formateur les comprend et a vécu des expériences similaires.

\n

\n

De cette manière, le formateur pourra transmettre le message et générer suffisamment de confiance pour qu’ils essaient d’effectuer les changements qu’ils devront réaliser.

Tratar el Lean Office como una bala de plata

Parfois, Lean est une solution miracle et peut résoudre les choses rapidement. La plupart du temps, Lean Office ne suffit pas. Il faut donc faire attention à la façon dont on le présente au groupe.

Il n’est pas raisonnable de dire aux collaborateurs que Lean office va tout régler en une semaine. En revanche, il est positif d’expliquer que le consultant est engagé dans l’effort et de démontrer cet engagement.

Il est également important de montrer à ceux qui participent qu’il existe un soutien continu. Lean n’est pas une mode passagère ni la saveur du mois.

Il convient de préciser que cela va prendre un à deux ans, ou le temps nécessaire. Et que, même une fois que la transformation sera réalisée, on continuera à soutenir la culture lean qui a été créée.

Une transformation réussie nécessite d’aborder les processus, la culture et le leadership. Cela prend du temps. Il est sûr que de bons résultats seront obtenus, mais on n’en obtiendra pas dès le premier jour.

Il ne faut ni vendre ni promettre trop aux employés, sinon on perdra leur confiance.

Sobre el autor:

admin