Lean office. 6 cause che rendono difficile raggiungere il successo.

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Il lean office è una filosofia di lavoro derivata dal lean manufacturing. Consiste nell’applicare i principi del pensiero lean nelle attività svolte negli uffici e nelle aree amministrative di un’organizzazione.

Il Lean Office a volte fallisce. Sfortunatamente, ciò accade frequentemente quando si tenta di provocare il cambio nei processi di gestione.

La buona notizia è che, nel comprendere le ragioni dietro a un programma deludente, le aziende possono imparare come far sì che i loro prossimi sforzi siano un successo. Qui vengono illustrate sei cause comuni per cui Lean office fallisce nei processi amministrativi.

Demasiada mezcla y variedad de procesos

In molti uffici c’è una forte combinazione di lavori, soprattutto nelle aree complesse dell’attività come ingegneria, risorse umane, legale e finanza.

Non sono solo i tipi di attività che possono variare. Anche le attività stesse possono differire in:

• Contenuto delle attività.
• Sincronizzazione tra le attività, sia per simultaneità che per un ordine caotico.
• Volume delle attività, quantità di esse nell’intervallo di tempo considerato.

Per gli uffici che desiderano lavorare in un ambiente stabile, la chiave è trovare alcuni processi che consentano di farlo e iniziare da essi.

È interessante valutare se l’approccio scelto riuscirà ad affrontare la variazione nei processi. In caso contrario, si dovrebbe considerare quali strategie Lean aggiuntive si possono incorporare per affrontare il problema.

Quando la combinazione e la variazione conducono al fallimento della trasformazione di un ufficio, di norma il vero problema è come vengono gestiti attivamente o, meglio, come non vengono gestiti.

Lean Tradizionale = Inflexibile

Se sta cercando di applicare strumenti lean tradizionali, come tempo takt o supermercati, è possibile che non funzionino applicati al flusso di valore del suo ufficio.

Potrebbero esserci anche aree nell’ufficio, come l’ingegneria di progettazione, che abbiano successo in funzione della sua creatività e della natura unica e originale della sua produzione, il che potrebbe non consentire l’applicazione degli strumenti lean nell’interezza dei suoi processi.

In entrambi i casi, se l’implementazione di Lean Office fallisce, si corre il rischio di perdere il sostegno dei dipendenti sin dall’inizio, il che mette a rischio il successo a lungo termine della sua implementazione.

Quando gli strumenti lean tradizionali non funzionano nell’ufficio, è importante non arrendersi. È interessante analizzare quali strumenti possono avere la maggiore applicabilità e persistere nel migliorare i processi.

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Una fuerza laboral diferente

La maggior parte degli strumenti Lean è nata in fabbrica e, più precisamente, nella produzione di automobili. Poi sono stati documentati, resi insegnabili e portati tra le masse.

La maggior parte del contenuto si basa ancora su quelle fonti, in particolare sulle fabbriche della Toyota. E, ovviamente, c’è una chiara differenza nella cultura tra l’ambiente asiatico e un’azienda a Sabadell, per esempio.

Quella non è l’unica differenza. Anche gli uffici hanno una cultura diversa da quella degli impianti di produzione. Nell’implementare Lean Office, il primo passo è riconoscere le differenze e come i dipendenti reagiranno alle metodologie Lean.

Quando i lavoratori d’ufficio pensano al Lean, probabilmente immaginano una fabbrica di automobili e sono preoccupati che i loro posti di lavoro diventino una linea di montaggio.

Di conseguenza, metteranno in discussione tutto durante l’implementazione della metodologia. Queste domande derivano dalla paura. I lavoratori temono il cambiamento e ciò che possono perdere, cioè la libertà e l’indipendenza. Questo può generare un atteggiamento difensivo.

Per arrivare a questi lavoratori, la metodologia applicata deve essere diversa. Deve adattarsi a un ambiente d’ufficio, parlare la loro lingua ed essere sufficientemente flessibile da farli sentire abbastanza a loro agio da ottenere la loro approvazione.

Guasti precedenti

A volte, i dipendenti di un ufficio avranno già visto fallire Lean Office in passato. Ad esempio, qualcuno potrebbe essere venuto in un dipartimento legale per insegnare ai dipendenti come pulire le loro scrivanie usando il 5S, ma i dipendenti non sono riusciti a capirlo.

Anche se è avvenuto in un’altra azienda, è importante sapere se il team ha assistito a qualche implementazione Lean Office fallita.

Poiché un errore precedente potrebbe scoraggiare il personale, anche prima di iniziare il suo programma, se è noto che esiste una mentalità del tipo “ci sono stato e ho visto cosa è successo”, è necessario partecipare alla conversazione.

È comune iniziare chiedendo perché. Talvolta è possibile trovare ragioni che si possono affrontare facilmente. È comune in questo tipo di situazioni informare le persone che nessuno pretende che l’ufficio sia la nuova “Toyota” ma, semplicemente, la gestione dei processi avrà un nuovo approccio.

Le metodologie lean non sono uno strumento per trasformare l’ufficio in una linea di produzione. Al contrario, Lean offrirà flessibilità, creatività e si adatterà alla configurazione del vostro ufficio per facilitare la vita dei dipendenti.

L’insegnante sbagliato

Se qualcuno sta insegnando Lean in ufficio e non riesce ad adattarsi all’ambiente, sarà difficile riuscire a far partecipare i dipendenti. Il consulente deve riconoscere l’ambiente in cui si trova e lavorare con lui per creare una connessione. Se il consulente o la consulente non può, potrebbe essere il consulente sbagliato.

Questo non significa che chi insegna principalmente in fabbrica non possa formare gli impiegati. Deve solo insegnare in modo diverso. In ufficio, il consulente deve:

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• Condividere esempi d’ufficio e casi di studio correlati
• Evitare gergo eccessivamente tecnico e utilizzare termini che i dipendenti possano capire.

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Non importa quanto sia bravo l’insegnante, la cosa più importante è che gli studenti sentano che il formatore li comprenda e abbia vissuto esperienze simili.

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In questo modo, il formatore potrà trasmettere il messaggio e generare fiducia sufficiente affinché cerchino di apportare i cambiamenti che dovranno fare.

Tratar el Lean Office como una bala de plata

A volte Lean è una soluzione miracolosa e può risolvere le cose rapidamente. La maggior parte delle volte, Lean Office non è sufficiente. Quindi bisogna fare attenzione a come viene presentato al gruppo.

Non è ragionevole dire ai collaboratori che Lean office sistemerà tutto in una settimana. Invece, è positivo spiegare che il consulente è impegnato nello sforzo e dimostrare tale impegno.

È anche importante mostrare ai partecipanti che esiste un sostegno continuo. Lean non è una moda passeggera o il sapore del mese.

Occorre chiarire che ci vorrà uno, due anni o il tempo che sarà necessario. E che, anche una volta che si raggiunga la trasformazione, si continuerà a sostenere la cultura Lean che è stata creata.

Una trasformazione di successo richiede di affrontare i processi, la cultura e la leadership. Ci vuole tempo. È sicuro che si otterranno buoni risultati, ma non si otterranno il primo giorno.

Non si deve vendere né promettere troppo ai dipendenti, o si perderà la loro fiducia.

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