Tipos de inventarios. Los 3 métodos de controlar el stock

El inventario se refiere a todos los artículos, bienes, mercancías y materiales que tiene una empresa para venderlos en el mercado y obtener ganancias.

Tanto en logística como en cualquier otro sector, la empresa ha de decidir como llevar a cabo el inventario físico de acuerdo con la frecuencia y la metodología entre los tipos de inventario que más convenga.

Así, cada compañía hace un recuento de los artículos almacenados o de solo ciertas clases de artículos de forma permanente, anual o rotativa que son los tipos de inventarios principalmente utilizados.

Tipos de inventarios. El inventario permanente

Con este método, también llamado inventario informático, conocerás tus stocks en tiempo real. Este método, dado el desarrollo de los medios informáticos actualmente, es la metodología que se está imponiendo en la empresas.

Con cada entrada y salida de un artículo, se registra el recuento de las cantidades disponibles en stock: la cuantía que entra y el stock final o las cantidades que salen y el stock restante.

Inventario final = Inventario inicial + Recepciones – Envíos

Fórmula de cálculo de inventario en inventario permanente

Aunque su aplicación no siempre es fácil y requiere recursos, especialmente cuando la cantidad de artículos y/o la rotación de los stocks es alta, gracias a este tipo de inventario físico tu gestión de stocks será más justa y estará más acorde con la realidad.

Si se dispone de una gama muy amplia de referencias, esta práctica será muy útil y formará parte integral del sistema de gestión de almacenes. Además, proporciona una visión continua de las cantidades de mercancías disponibles para evitar las roturas de stocks y, por lo tanto, posibles problemas con el cliente.

Por lo tanto, con el inventario permanente es, entre los tipos de inventarios, con el que se logran menores niveles de stock y mejor servicio al cliente siendo una gran alternativa para empresas que adolezcan de problemas relacionados con estos aspectos.

El software y los procesos de gestión de inventario permiten la actualización en tiempo real del recuento de inventario. A menudo, esto significa que los empleados utilizan lectores de códigos de barras para registrar ventas, compras o devoluciones en el momento en que ocurren.

Los empleados introducen esta información en una base de datos continuamente ajustada que rastrea cada cambio. La actualización automática o perpetua del inventario es lo que le da nombre al sistema y lo diferencia del enfoque periódico.

En los últimos años, los avances en el software de gestión de inventario y la capacidad de integrarlo con otros sistemas comerciales, han hecho que el inventario perpetuo sea una opción más práctica para muchas empresas.

Además, los sistemas de gestión de inventario basados ​​en la nube suelen ser en tiempo real, un elemento clave de un sistema de inventario perpetuo.

Con acceso a datos en tiempo real, los vendedores pueden proporcionar información de envío precisa, administrar las expectativas y brindar una mejor experiencia al cliente que impacta directamente en su reputación.

Adicionalmente, la integración del software de inventario con los sistemas de marketing proporciona a ese equipo una instantánea actual de lo que se vende y lo que no.

Tipos de inventarios. El inventario anual

Como su nombre indica, el inventario anual se realiza una vez al año para confirmar los resultados obtenidos con el inventario contable.

Esta operación también es muy laboriosa. De hecho, como solo se hace una vez al año, tendrás que formar y preparar a tu personal correctamente para evitar grandes diferencias en comparación con el inventario contable.

Además, si el almacén es grande y dispone de muchas referencias, prevé varios días para llevar a cabo la operación completa.

¿Cuáles son los beneficios de un recuento anual de existencias?

Cerrar las operaciones al final de cada año y contar el inventario permite a las empresas comenzar el nuevo calendario o año fiscal con una pizarra limpia.

Además, algunas empresas deben realizar un recuento anual de existencias para cumplir con los requisitos de sus auditores o el cumplimiento gubernamental para su industria.

¿Qué debo tener en cuenta al prepararme para un recuento de existencias?

El tipo de producto que se va a contar, el tamaño del almacén, la cantidad de SKU, su ubicación y la cantidad de recursos asignados para contar, todo debe tenerse en cuenta al prepararse para el recuento anual de existencias.

Tener un almacén limpio, ordenado y correctamente etiquetado es otra práctica recomendada para el control de existencias y contribuye en gran medida a que se realice sin problemas.

La decisión de agregar personal adicional o personal temporal durante este tiempo también es una consideración para acelerar el inventario anual.

Tipos de inventarios. El inventario rotativo

Si los dos tipos de inventarios mencionados anteriormente no te han convencido porque su implementación sería demasiado costosa -financieramente o en cuanto a gasto en personal-, seguramente el inventario rotativo es el que más te conviene.

Sin embargo éste, entre los tipos de inventarios, no es adecuado para empresas que pretendan tener unos niveles muy bajos de stocks ya que podría cuestionar el servicio al cliente en numerosas ocasiones.

Las empresas que lo han elegido realizan recuentos periódicos y planificados de una o varias partes de sus referencias almacenadas, varias veces al año.

Esta práctica permite a las empresas beneficiarse de algunas ventajas:

• Evitar hasta cierto punto roturas de stock: al igual que el inventario permanente, esta técnica permite tener una visión más general y regular del stock pero no una información precisa de las cantidades de inventario.
• Actualizar regularmente las cantidades de stock disponibles y evitar alargar errores de entrada o de salida de stocks durante mucho tiempo.
• Menos laborioso de implementar que los inventarios permanentes o anuales en el caso que nuestro almacén no esté convenientemente informatizado.

Es importante evaluar adecuadamente tus necesidades incluso antes de elegir qué tipo de inventario físico quieres instalar en tu almacén. Y si el método de inventario que utilizas no parece ser el adecuado, nada te impide cambiarlo.